Kluczem do sukcesu i rozwoju przedsiębiorstwa często okazuje się optymalizacja procesów komunikacyjnych pomiędzy poszczególnymi działami. Chodzi tu przede wszystkim o sprawniejszy obieg dokumentacji w firmie oraz szybkie przekazywanie kluczowych informacji. Sprawdź, jak usprawnić sposób działania organizacji.
Materiał zewnętrzny
Firmy mają wiele możliwości, aby usprawnić funkcjonowanie poszczególnych komórek w swojerej strukturze, a nawet sieci oddziałów. Kluczowe działania, które powinny być zoptymalizowane, to obieg dokumentacji. Tylko w ten sposób można skuteczniej zarządzać zasobami ludzkimi i informacjami.
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie i korzyści z niego płynące
Nie ma żadnych wątpliwości, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców. Tak jest niezależnie od branży. Obecnie praktycznie w każdej dziedzinie dochodzi do cyfryzacji danych i ograniczenia zużycia papieru.
Kilka zalet wynikających z usprawnienia procesów związanych z obiegiem dokumentacji firmowej to:
- zmniejszenie kosztów obsługi kadrowo-płacowej i administracyjnej,
- szybsze wyszukiwanie dokumentów,
- łatwiejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i sprawami pracowniczymi,
- pełna zgodność przechowywanych danych z Ustawą o ochronie danych osobowych.
Zgodnie z Ustawą o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej z 1 stycznia 2019 roku wszelkie akta pracowników w firmach w formie elektronicznej są traktowane na równi z dokumentacją papierową. To oznacza, że przedsiębiorcy mogą sprawnie inwestować w digitalizację danych analogowych.
Na czym polega digitalizacja firmowej dokumentacji
Obecnie standardem jest proces cyfryzacji dokumentów. Jego wdrożenie pozwala na:
- ograniczenie zużycia papieru w jednostce,
- usprawnienie wyszukiwania danych.
W ramach procesu digitalizacji przeprowadza się skanowanie, segregowanie oraz zapisywanie na cyfrowych nośnikach danych firmowej dokumentacji, która może być następnie przechowywana np. w przestrzeni chmurowej.
Procedury związane z digitalizacją może realizować zewnętrzna firma outsourcingowa lub przedsiębiorstwo we własnym zakresie. Jednak w przypadku dużych firm cyfryzacja dokumentacji może zająć nawet kilka miesięcy.
Proces ten pochłania zasoby ludzkie i sprzętowe. Dlatego firma musi to uwzględnić, decydując się na samodzielne przeprowadzenie cyfryzacji.
Przechowywanie dokumentów w przedsiębiorstwie po nowemu
Sprawne zarządzanie firmowymi aktami oraz przechowywanie dokumentów powinno być procesem wystandaryzowanym i możliwe zautomatyzowanym. W praktyce oznacza to, że procedury z tym związane mają zajmować jak najmniej czasu i nie generować dodatkowych kosztów.
Archiwizacja dokumentów w firmie dotyczy:
- wszelkiego rodzaju deklaracji,
- ewidencji sprzedaży,
- KPiR,
- faktur kosztowych i sprzedażowych oraz
- innych dokumentów księgowych.
Zgodnie z aktualnymi przepisami dokumentację tego typu można przechowywać w formie elektronicznej. To znacznie ułatwia zarządzanie zarchiwizowanymi danymi.
Archman.pl
Dodaj komentarz